Раунд 1 (Ситуация 5)

Игрок 1 - Халк начинает поединок

Халк – сотрудник
Агни - руководитель

Уважаемая Агни,
Те планы, которые Вы ставили перед моим отделом на прошлый квартал, не выполнены по причине того, что зная работу изнутри, я понимал: наши бизнес процессы и система постановки и каскадирования целей требует серьезных изменений, на что был направлен мой ресурс по большей части. Изменения завершены, теперь я в полной мере могу заниматься крупными корпоративными клиентами по которым произошла просадка.
Важный момент, это тот займ (1500000 руб) о котором я просил Вас походатайствовать перед Директором. Как я говорил, сейчас предстоит начать работу с крупными клиентами, а учитывая, что предыдущий начальник отдела ездил на Land rover последних моделей, не правильную реакцию может вызвать моя короллка.
Также, у нас в городе очень развит Land rover клуб, где постоянно проходят неформальные "тусовки" для своих, выезды за город. Где можно продвигать интересы нашей компании, но, к сожалению, пока для меня эта возможность закрыта... некоторые из наших ключевых клиентов являются поклонниками данной марки, тут мы можем убить двух зайцев.
Для поддержания статуса нашей компании, я считаю необходимо поменять мой автомобиль, тем более данная практика у нас применяется. Учитывая что я более 10 лет работаю в компании, я надеюсь моя надежность и гарантвозврата займа у Вас не вызывает вопросов.

Уважаемый Халк.
Да, вы правы, второй квартал завершился с невыполненными планами, ктр. разрабатывались нами совместно, с учетом вхождения в должность. Считаю, что не позволительно долго идет перестройка бизнес-процессов. В результате склады переполнены готовой продукцией, продажи не вышли на необходимый для компании уровень. Что конкретно изменилось за это время? Прошу презентовать результаты этой работы?
Компания, отдел и вы лично работаете не первый год. Мы не производим новый продукт, не работаем с «с нуля». Есть довольно обширная база наработанных клиентов, которую важно сохранить и приумножить. В чем причины невыполнения плана отделом продаж? Есть ли предложения по изменению сложившейся ситуации?
По займу. Вы знаете, что заем является одной их форм мотивации сотрудников компании за высокие результаты и достижения по итогам года. Считаю, что в данный момент этот вопрос не своевременен.
Крайне тревожит, что основной акцент в вашем ко мне обращении вы делаете на выдачу займа, на машину представительского класса, который поднимет ваш имидж. Как это поднимет результаты деятельности всего отдела продаж?

Уважаемая Агни,
Хотел бы уточнить, что значит непозволительно долго?
Те подходы, которые мы с вами обсуждали, предполагали 6 месяцев на реализацию нашей задачи– повышение операционной эффективности сотрудников за счет изменения документооборота (перешли на систему paydocs 2.0), системы планирования и каскадирования целей компании до подразделения и каждого сотрудника, актуализации базы данных 1с. Все изменения зафиксированы документами и подписаны руководителями направлений, отклонений от плана реализации мероприятий, как вы знаете, нет. Отклонение от плана продаж связано только с просадкой по ключевым клиентам которых веду лично я, и в силу проделанной работы с отделом, действительно уделял им меньше внимания.
Ситуация со складом - еще одно доказательство несовершенства наших процессов, не раз обсуждалось, производство должно планировать свою деятельность от требования заказчика - нашего отдела. Однако система позволяла им производить больше чем требуется, отсюда и складские запасы. С новой системой планирования, такое невозможно.
Как итог производительность труда каждого сотрудника в феврале увеличена на 10% и к концу квартала ожидаем 21 %.
Учитывая законченные работы над процессами, я сконцентрируюсь на ВИП клиентах, для которых очень важен вопрос имиджа. В нашей ситуации автомобиль - это одна из составляющих имиджа компании. Также, как и неформальное общение с этими клиентами которое позволит закрепить доверительные отношения между нами.

Уважаемый Халк, напомню, что мы планировали уровень продаж с учетом внедрения нововведений.
Возможно, значительных отступлений от плана внедрения новых бизнес- процессов нет, но нет и выполнения основного плана продаж отдела вверенного вам. При повышении уровня продаж на 10 % вы едва достигли средних показателей по результатам 6 месяцев.
1С установлена давно и актуализируется регулярно, по мере обновления продукта и договора с оператором.
Основное производство придерживается своих планов и с честью их выполняет. Следуя вашей логике, в связи с тем, что вы перестраиваете бизнес-процессы в отделе продаж и не выполняете план, производство должно остановиться? Рынок стабилен, нет снижения спроса потребителя.
По поводу имиджа компании. Вы действительно считаете, что имидж производственной компании строиться на основе того, на какой машине передвигается начальник отдела продаж? Вынуждена напоминать, вам о миссии и деловом кредо нашей компании и предлагаю строить доверительные отношения в профессиональной и деловой сфере.
Считаю, что недопустимо запускать работу с ключевыми клиентами. Вы, как начальник отдела, обладаете достаточными ресурсами для этого.
Жду завтра от вас:
- предложения по урегулированию ситуации с каждым отдельным ключевым партнером (планы, сроки, результаты).
- выкладки по новой системе планирования;
- развернутые отчеты деятельности всего отдела за последний квартал.

Уважаемая Агни,
Можем ли мы вместе еще раз посмотреть внедренную базу? Она как раз позволяет отслеживать то, о чем Вы спрашиваете. В приложении выдержки из нее, в качестве ответов на вопросы.
Про 10%: я писал, что производительность труда на одного сотрудника выросла на 10%, а не уровень продаж…как Вы понимаете это не прямо пропорциональная зависимость. По 1с была проведена нестандартная работа направленная не на саму оболочку, а на исключение ошибок в номенклатуре, что позволило уже вовлечь складских запасов на 12,5 млн. Конечно, производство не должно останавливаться, я говорю о том, что сейчас внедрена тянущая система – производство работает исключительно под требование заказчика, точно вовремя, с учетом сезонности, в дальнейшем позволив работать без склада.
Возвращаясь к вопросу плана продаж, я естественно не бросал работу с ВИПами, однако формат общения заданный предыдущим начальником для меня пока невозможен, о чем я уже говорил. При этом хочу заметить неформальные встречи всегда поддерживались ранее.
У меня есть предложение: Вы ходатайствуете о займе, я, возвращаю объемы продаж от крупных клиентов, а с учетом ожидаемого прироста производительности моих сотрудников на 21% мы нагоняем отставание в 3 квартале. Если мой отдел не достигает заданных показателей, продаю автомобиль и возвращаю займ. Юридически, я думаю, мы без проблем сможем это оформить.

Добрый день, Халк!
Да. Мне хотелось бы вместе с вами, внимательно изучить все документы и разобраться, в чем же проблема.
Очень хочу понять вас. Что вижу? Вы много делаете, говорите о бизнес-процессах, деятельности других подразделений, внимательны к имиджу, но ни одного слова о людях, с которыми работаете. Вы как начальник отдела располагаете человеческим ресурсом, но этот вопрос никак не входит в повестку дня. Что с вашим коллективом? Как они переживают перестройки и нововведения? Как откликаются на ваши инициативы? Почему не делегировали работу с ключевыми клиентами и допустили проседание направления? (если только в этом дело).
Предлагаю взять пару помощников и форсировать процесс выравнивания работы с крупными клиентами. Анализ результатов работы отдела в этом поможет.
Вы говорили о 10% повышении производительности труда, я поняла это как 10% повышение продаж. Какова эта зависимость по вашему? Насколько изменился уровень продаж? Каковы перспективы?
О производстве, запутали. «…производство должно планировать свою деятельность от требования заказчика - нашего отдела». Сегодня вы говорите об обратном.
По вашему предложению. Готова вернуться к этому вопросу по итогам 3 квартала.
Вы уверенно изменили бизнес-процессы отдела, без оглядки на предшественника, что мешает изменить формат общения с ВИПами?

Уважаемая Агни,
Не хочу чтобы складывалась впечатление что я только «говорю» о процессах. Наши результаты: увеличение среднего количества договоров на сотрудника с 17 до 19, выручки с 3400 тыс.руб до 4000 тыс.руб., с учетом сокращения издержек – снижены условно переменные затраты на 14%. Факт без учета випов выше плана. Мы с Вами уже обсуждали, что результаты – средние. Как и говорил ранее проблема только в просадке договоров по ВИПам, в любом случае этот показатель я буду подтягивать, есть четкий план. Насколько вы знаете, ключевые клиенты, на то и ключевые, что ими занимается лично начальник отдела, и подход к ним особый. Поэтому делегирование здесь , к сожалению, не уместно.
Изначально разговор был в другом русле, поэтому я не затрагивал коллектив. Предложенные изменения были направлены не только на увеличение прибыли и сокращение затрат, но и на то чтобы облегчить работу сотрудникам. Изменения разрабатывались вместе с ними. Как вы верно указали на наши принципы: люди – самый ценный актив.
По поводу производства – раньше делали сколько могли, мы продавали сколько могли, излишки ложились на склад.
Сейчас производство работает от нашего плана продаж. Они не делают больше чем нужно - ориентируются на заказчика.
Учитывая Вашу позицию, правильно понял: я выполняю план за 3 квартала, Вы даете свое ходатайство?

Раунд 1 завершен.